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Rechnung für Reinigungsdienste: So funktioniert es
Reinigungsfirmen verschicken viele kleine Rechnungen, daher zählt vor allem Tempo. QuickInvoice merkt sich deine Unternehmensdaten und gespeicherten Kunden, schlägt die nächste Rechnungsnummer und das heutige Datum vor und macht aus einer Liste von Einsätzen ein PDF, das du per SMS oder E-Mail verschickst, bevor du aus der Einfahrt fährst.
Das Tool ist kostenlos, läuft in deinem Browser und lädt nie Kundenadressen hoch. Rechne pro Einsatz, pro Stunde oder pro Quadratmeter ab; die Positionen können alle drei.
Positionen für Reinigungsarbeiten anlegen
Gestalte die Rechnung so, wie du den Auftrag angeboten hast:
- Wiederkehrend, Privathaushalte – eine Zeile pro Einsatz mit Datum („Standardreinigung – Di 4. Juni“) oder Menge 4 × Einsatzpreis für eine Monatsrechnung.
- Pro Stunde – Menge in Stunden; nenne die Anzahl der Reinigungskräfte, wenn du pro Personenstunde abrechnest.
- Grundreinigung, Ein-/Auszugsreinigung – eine Pauschalzeile plus Extras wie Backofen, Kühlschrank, Fenster oder Teppich in eigenen Zeilen.
- Gewerbliche Verträge – „Büroreinigung, 3 Einsätze/Woche, Juni“ als eine Zeile, mit der Fläche in der Beschreibung.
- Reinigungsmittel – nur wenn vereinbart; die meisten Kunden erwarten sie inklusive.
Nutze das Feld für die Kundenadresse für die Leistungsadresse, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht – etwa bei Vermietern und Hausverwaltungen.
Pünktlich bezahlt werden
Privatkunden zahlen am schnellsten, wenn die Rechnung am selben Tag wie die Reinigung kommt. Speichere für jeden Stammkunden eine Vorlagenrechnung, lade sie neu, ändere Datum und Nummer und lade sie herunter; das dauert etwa dreißig Sekunden. Bei monatlicher Abrechnung schickst du sie bei der letzten Reinigung des Monats mit 7 Tagen Zahlungsziel.
Gewerbekunden brauchen meist 30 Tage Zahlungsziel und eine Bestell- oder Vertragsnummer in den Notizen. Liste die Zahlungsarten auf, die du akzeptierst (Zelle, Banküberweisung, Kartenlink), und deine Regelung zu Storno- oder Aussperrgebühren, damit sie auf jeder Rechnung erscheinen. Vielerorts gilt die Reinigung von Privathaushalten als steuerfrei, während gewerbliche Gebäudereinigung steuerpflichtig ist; prüf die lokale Regel, bevor du das Steuerfeld nutzt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen ganzen Monat an Einsätzen auf einmal abrechnen?
Ja. Gib eine Zeile mit der Anzahl der Einsätze als Menge ein oder eine Zeile pro Einsatz mit Datum, damit der Kunde jeden prüfen kann.
Wie verwende ich dieselbe Rechnung für einen Stammkunden wieder?
Klicke auf Rechnung speichern. Lade sie beim nächsten Mal aus der gespeicherten Liste, aktualisiere Datum und Nummer und lade sie herunter. Kostenlos werden 3 Rechnungen gespeichert; mit Pro unbegrenzt viele.
Kann ich die Rechnung per SMS schicken?
Ja. Lade das PDF auf deinem Smartphone herunter und häng es an, oder nutze „Text zum Teilen kopieren“, um eine Textzusammenfassung mit Summe und Fälligkeitsdatum einzufügen.
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