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Plantilla de factura para clases particulares: cómo funciona
Los padres que pagan clases particulares quieren ver exactamente qué sesiones están pagando. Una factura mensual que detalle cada clase por fecha, materia y duración responde eso antes de que pregunten. QuickInvoice hace que el campo de cantidad trabaje por ti: 1.5 horas por tu tarifa por hora se calcula solo, y el total se actualiza a medida que agregas sesiones.
Es gratis y funciona en el navegador sin registro. Guarda cada alumno como una factura, vuelve a abrirla el mes siguiente y cambia las fechas.
Cómo armar una factura de clases particulares
Mantén la misma estructura todos los meses para que las familias la reconozcan:
- Facturar a – el nombre y el correo del padre o la madre, con el alumno en las notas ("Sesiones para Maya, Matemáticas de 4.º año").
- Una línea por sesión – "Matemáticas – lun 3 jun, 16:00" con la duración como cantidad (1 o 1.5) y tu tarifa por hora como precio unitario, para que los padres puedan compararlo con su calendario.
- Paquetes – factura un paquete de 10 sesiones como una sola línea y lleva el control de las sesiones usadas en las notas.
- Materiales – cuadernillos o exámenes de práctica al costo.
- Cargos por cancelación o inasistencia – solo si se acordó de antemano, y con un nombre claro.
En clases grupales, factura a cada familia su parte en lugar de todo el grupo en una sola factura.
Condiciones de pago y registros para profesores particulares
La mayoría de los profesores particulares facturan mensualmente a mes vencido con pago dentro de 7 días, o por adelantado en el caso de paquetes. Indica cuál en las notas y detalla cómo pagar: datos bancarios, un enlace de pago o efectivo. Si ofreces un descuento por hermanos o por recomendación, aplícalo con el campo de descuento porcentual para que sea visible en lugar de bajar tu tarifa en silencio.
Numera las facturas de forma correlativa; al declarar impuestos necesitas el total del año, y a veces las familias piden resúmenes anuales para cuentas de ahorro educativo o reembolsos del empleador. Guardar factura conserva una copia en tu navegador. Las clases particulares suelen estar exentas de impuesto a las ventas o IVA como servicio educativo, pero las reglas cambian según el país, así que confírmalo antes de dejar el campo de impuesto en cero.
Preguntas frecuentes
¿Cómo facturo una clase de 45 minutos?
Ingresa 0.75 como cantidad y tu tarifa por hora como precio unitario. El importe se calcula automáticamente.
¿Puedo facturar a varios alumnos de una misma familia?
Sí. Agrega líneas para las sesiones de cada alumno y nombra al alumno en cada descripción, así un padre recibe una sola factura.
¿Puedo dar un descuento por un paquete de sesiones?
Usa el campo de descuento: % para un porcentaje sobre el subtotal o Fijo para un monto determinado. Aparece como una línea propia en los totales.
¿Los padres necesitan una cuenta para pagar?
No. La factura es un PDF simple. Pon tus datos bancarios o tu enlace de pago en las notas y pagan como prefieras.
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